Il n’y a pas de sanction définie en cas de non conservation des documents d’une association. Néanmoins, dans le domaine fiscal, l’absence d’archivage, la destruction avant les délais ou le refus de communiquer les documents peut être punie d’une amende.

Documents liés à la création de votre association

Documents à conserver durant la vie de l’association.

  • Copie du dossier déposé en Préfecture
  • Récépissé de déclaration de la Préfecture
  • Copie de la demande d’insertion dans le Journal Officiel
  • Extrait de publication au Jour Officiel
  • Statuts actuels et archives des versions antérieures
  • Règlement intérieur et archives des versions antérieures
  • Liste des dirigeants actuels et antérieurs
  • Liste des membres actuels et antérieurs
  • Copie du procès-verbal de l’Assemblée générale constitutive

Documents liés à la vie de votre association

Les documents ci-dessous sont à conserver durant une période cinq ans.

  • Convocation à l’Assemblée générale
  • Feuille d’émargement de l’Assemblée générale
  • Procuration ou pouvoir pour chaque Assemblée générale
  • Bilans financiers annuels
  • Rapports moraux annuels
  • Rapports du commissaire aux comptes

Documents financiers et fiscaux

Les documents financiers sont à conserver durant une période de dix ans minimum :

  • Comptes annuels
  • Livres comptables
  • Ensemble des pièces justificatives

Les documents fiscaux sont à conserver pendant six ans :

  • documents justifiant de la situation de l’association vis à vis des services fiscaux
  • reçus des dons faits par vos donateurs

Autres documents à conserver

A conserver pour une durée illimitée :

  • Actes de ventes immobilières
  • Titres de propriété des biens immobiliers acquis par votre association

A conserver pendant cinq ans :

  • Bulletins de paie
  • Registre du personnel
  • Contrats de travail
  • Documents liés à la vie, carrières de vos employés (salaires, primes…)
  • Déclarations d’accidents de travail communiquées à la CPAM

A conserver pendant au moins trois ans :

  • Documents liés à la vie, carrières de vos employés (salaires, primes…)
  • Documents liés aux prélèvements obligatoires

A conserver pendant un an :

  • Relevés des heures de travail
  • Astreintes éventuelles